Organización Efectiva para Pequeñas Organizaciones Normas

Organización Efectiva para
Pequeñas Organizaciones
Normas

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Las normas de la Organización Efectiva de Accreditation Canada ayudan a
las organizaciones a alcanzar las crecientes demandas hacia la excelencia.
Estas se basan en la investigación y en las mejores prácticas, direccionan
los recursos y los macro-procesos que tienen ser puestos en consideración
por los directivos de la organización para valorar y facilitar el trabajo del
personal y /o proveedores de servicio, mantener la calidad, la seguridad y
mejorar el desempeño de la organización.
Estas normas enfatizan la necesidad de tener un propósito, metas y
expectativas claras; mantener relaciones positivas y crear una cultura de
un ambiente positivo en el lugar de trabajo. El acercamiento para alcanzar
estas normas, sin embargo puede varia acorde con el tamaño de la
organización, su estructura y los estatutos.
Las normas de una Organización Efectiva contienen las siguientes
subdivisiones:
• Construir una Organización de una Estructura Efectiva
• Asignación y Gestión de Recursos
• Crear una Cultura de Seguridad y Mejoramiento de la Calidad
El programa de acreditación de Qmentum International tiene tres niveles de
acreditación (Oro, Platino y Diamante):
• Oro: dirigido a estructuras básicas y procesos relacionados a
elementos de orientación de mejora de seguridad y calidad
• Platino: se basa en los principios de calidad y seguridad, y destaca
los elementos clave en el cuidado del cliente, creando consistencia en
la prestación de servicios mediante procesos estandarizados, con la
participación de clientes y del personal en la toma de decisiones.
• Diamante: enfoca su atención en el logro de la calidad mediante la
supervisión de los resultados, utilizando la evidencia y las mejores
prácticas para perfeccionar los servicios, y la comparación con
organizaciones similares para guiar a mejoras a nivel de los sistemas.
Estos niveles documentan el desarrollo de un conjunto de estándares
internacionales.
Estos estándares son la constancia de los objetivos, escritos en negrilla y
numerados 1.0, 2.0, 3.0, etc.
Cada norma es seguida de un número de criterios que informan las
actividades necesarias para alcanzar dicho estándar. Por ejemplo, la norma
INTRODUCCIÓN
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1.0 es seguido por el criterio 1.1, 1.2, etc. Con el cumplimiento de los
criterios, una organización puede alcanzar el estándar.
Los criterios contienen información adicional:
• Todo criterio está relacionado a uno de las ocho dimensiones de
calidad (Accesibilidad, Enfocada en el Servicio al Cliente, Continuidad
de Servicios, Efectividad, Eficiencia, Enfoque en la Población,
Seguridad y Vida Laboral).
• Algunos criterios contienen guías adicionales que explican
detalladamente los criterios, dan sugerencias o información adicional.
• Todo criterio tiene asignado un nivel de Oro, Platino, o Diamante que
refleja el grado del programa de acreditación (ver arriba). El criterio
Oro aplicará a las organizaciones en el círculo de acreditación Oro.
Los criterios Oro y Platino aplicarán en el círculo de Acreditación
Platino, y todos los criterios aplicarán a organizaciones en el círculo de
acreditación Diamante.
• Algunos criterios se identifican como una Organización de Práctica
Requerida. (ROP). Una ROP es una práctica esencial que las
organizaciones deben poseer para mejorar la seguridad del paciente/
cliente y minimizar sus riesgos. Para reflejar paso a paso la
adquisición del programa, a cada ROP se asigna un nivel Oro, Platino
o Diamante.
Glosario
Un Plan Operativo establece los servicios que la organización
proporcionará y los recursos necesarios para entregarlos. Es puntualizado,
en un plan a corto plazo (generalmente 1-3 años), utilizado para
implementar el plan estratégico. Un típico plan operativo se describe con:
objetivos claros, servicios que proporcionará, estándares de calidad,
resultados deseados, dotación de personal y recursos necesarios, tiempos
de ejecución, y un proceso de supervisión de los progresos.
Los líderes de la organización son aquellas personas con autoridad,
influencia y habilidad para guiar las acciones de gestión, personal
y proveedores de servicios para lograr las metas u objetivos de la
organización. También se conoce como alto directivo, aquellos líderes que
tienen altos niveles de responsabilidad en las operaciones del día a día de
la organización. Por ejemplo, los líderes de la organización pueden incluir a
los mejores profesionales en las áreas de medicina, enfermería, académica,
administración, finanzas, recursos humanos, calidad y operaciones.
Dependiendo de cómo la organización está estructurada, estos líderes
podrían o no estar involucrados en la gestión de funciones administrativas.
Mantenimiento Preventivo es el cuidado y mantenimiento del equipo
a fin de mantenerlo en buen funcionamiento y extender la vida útil del
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mismo. No es lo mismo el reparar, lo cual se realiza con el fin que el equipo
funcione nuevamente después de haber sufrido un daño. El objetivo de un
mantenimiento preventivo es prevenir fallas en los equipos.
Gestión de Información, es también conocida como gestión de datos,
consiste en reunir información de varias áreas dentro de la organización y
controlar la estructura, procesamiento, y la entrega de esa información a un
público diverso. La gestión de información puede adjuntarse en papel y en
información o datos electrónicos.

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1.0 La organización tiene un claro propósito y dirección.
1.1 la organización tiene estatutos escritos de su misión.
Lineamientos:
El estatuto de la misión describe el rol, las funciones y las actividades de la
organización.
1.2 La organización tiene objetivos y metas medibles a largo plazo.
1.3 La organización cuenta con un plan anual operativo, para guiar día a
día las operaciones.
Lineamientos:
El plan operativo direcciona los recursos humanos, el manejo de la información y
otros recursos requeridos para operar diariamente la organización.
1.4 La organización recopila la información brindada por el personal
y sus proveedores de servicio para crear un plan operativo
actualizado.
1.5 La organización supervisa el alcance a largo plazo de su plan
operativo, sus metas y los objetivos.
Lineamientos:
La organización revisa anualmente su progreso en alcanzar sus objetivos y metas
a largo plazo, y los actualiza o modifica cada tres años
CONSTRUYENDO UNA ORGANIZACIÓN EFECTIVA
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2.0 La organización toma decisiones y brinda servicios basados
los valores compartidos establecidos.
2.1 La organización tiene enunciados los valores
Lineamientos:
El definir los valores de la organización ayuda a establecer la conducta esperada
por parte del personal y de los proveedores de servicios y las relaciones esperadas
con otras organizaciones. Los valores pueden incluir la obligación, el respeto, la
confianza, la integridad, la honestidad, el comportamiento ético, la equidad y la
justicia. Los enunciados de valores describen la manera cómo la organización
brinda sus servicios a los clientes, ej. respetando los derechos y la diversidad de
los clientes.
2.2 La organización recoge la información brindada por el personal y
sus proveedores de servicio para desarrollar sus enunciados de los
valores.
2.3 La organización comparte estos valores con el personal y sus
proveedores de servicio.
2.4 La organización brinda servicios basados en los códigos de ética.
Lineamientos:
Los códigos de ética pueden incluir a los Códigos Profesionales de Ética.
2.5 La organización cuenta con políticas y procedimientos establecidos
para prevenir los conflictos de intereses.
Lineamientos:
La política y los procedimientos incluyen la obligación de la organización de brindar
servicios que sea del mayor interés del cliente, y esté libre de conflictos financieros
u otros intereses de la organización. Ellos también pueden direccionar cómo se
establecen y terminan las relaciones con los clientes.
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2.6 La organización cuenta con políticas y procedimientos escritos para
participar en investigación, si aplicare.
Lineamientos:
Las políticas y los procedimientos cubren los criterios de rechazo, el proceso
de obtención del consentimiento informado, la manera en cómo la organización
afrontará con cualquier efecto de daño potencial que podría ocurrir, los posibles
conflictos de interés y el cumplimiento con los lineamientos y protocolos aplicables.
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3.0 La organización maneja apropiadamente sus recursos
financieros.
3.1 La organización prepara anualmente sus presupuestos operativos y
de capital de acuerdo a las políticas y los procedimientos financieros
Lineamientos:
Al preparar el presupuesto operativo anual, los líderes de la organización
consideran las metas y los objetivos a largo plazo, y buscan información por parte
del personal. Las políticas financieras incluyen generalmente los principios de
contabilidad aceptados.
3.2 La organización supervisa sus presupuestos y genera reportes
regulares de su desempeño financiero.
Lineamientos:
Los reportes incluyen los riesgos potenciales de la posición financiera de la
organización.
3.3 La organización cumple con los requerimientos legales para
administrar sus recursos financieros y generar los reportes
financieros.
Lineamientos:
Los requerimientos legales para el manejo financiero y la manera de reportarlo,
variará dependiendo del tamaño de la organización, y de si es pública o privada.
3.4 La organización claramente asigna responsabilidades para el
manejo de transacciones financieras.
Lineamientos:
La contabilidad y la responsabilidad para el manejo de transacciones financieras
específicas tales como el manejo de las cuentas de la organización, rol de pagos y
firma de cheques deberán ser definidas.
ASIGNACIÓN Y GESTIÓN DE RECURSOS
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4.0 La organización invierte en su gente y maneja efectivamente
sus recursos humanos.
4.1 La organización tiene políticas y procedimientos establecidos en el
lugar de trabajo.
Lineamientos:
La políticas en el lugar de trabajo de la organización incluyen el reclutamiento, los
criterios para reuniones, como aplique; orientación, entrenamiento y desarrollo,
procedimientos y sistemas administrativos; y premios por desempeño, reglas de
acciones disciplinarias para el personal y despidos.
4.2 La organización implementa estrategias de reclutamiento y de
retención para atraer y mantener a los proveedores de servicio y al
personal necesario para satisfacer las necesidades del cliente y de
sus familias.
Lineamientos:
Las estrategias de retención podrían incluir iniciativas específicas que promueve
la flexibilidad, ej. reconocimiento y compensaciones salariales; creando
oportunidades de tutorías; promociones, traslados o amparo profesional; ofrecer
desarrollo profesional incluyendo la oportunidad de desarrollar habilidades de
liderazgo; vigilancia del estrés y fatiga para minimizar las exposiciones en el
servicio y el riesgo de agotar al personal. Las estrategias de retención del personal
dependerán del tamaño de la organización, tipo de personal y proveedores de
servicios.
4.3 La organización tiene claramente definidas las relaciones de
contabilidad y de reportes.
Lineamientos:
Dependiendo del tamaño de la organización, las relaciones de reporte pueden ser
definidas en una tabla organizacional.
4.4 la organización tiene un contrato escrito y firmado con los términos
y las condiciones de empleo para cada persona.
4.5 La organización mantiene un expediente personal de cada persona.
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5.0 La organización brinda un ambiente positivo de trabajo.
5.1 La organización tiene políticas de seguridad y salud ocupacional.
5.2 La organización brinda los recursos para continuar con el desarrollo
profesional.
Lineamientos:
El continuar el desarrollo profesional puede incluir el asistir a cursos o
conferencias, o tomar cursos con el fin de mantenerse actualizado con los avances
de la profesión.
5.3 Las organizaciones líderes supervisan las horas de trabajo, el estrés
y los niveles de fatiga de los miembros del equipo.
Lineamientos:
En el lugar de trabajo, la fatiga y el estrés debidos a los horarios y problemas del
personal pueden impactar en la seguridad.
5.4 La organización tiene un proceso confidencial para el personal y
proveedores de servicios de brindar una retroalimentación de quejas
e inquietudes.
Lineamientos:
El personal debe sentirse cómodo al plantear un problema con sus líderes de
equipo y con los altos directivos.
5.5 La organización realiza entrevistas de salida del personal, y utiliza
esta información para mejorar la retención y el ambiente de trabajo.
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6.0 El espacio físico de la organización sustenta una entrega
segura de servicios.
6.1 El espacio físico de la organización cumple con las regulaciones y
códigos locales aplicables.
Lineamientos:
Las consideraciones incluyen el manejo de sistemas de calor, ventilación, y aire
acondicionado que controlen la temperatura, humedad, olores y disponibilidad
de aire fresco, previniendo la exposición al humo del cigarrillo, manteniendo la
infraestructura física (ventanas, techos, y ascensores en perfectas condiciones
de funcionamiento y de cumplimiento con los códigos); teniendo el mobiliario
y el equipamiento adecuados que tomen en cuenta la ergonomía y direccione
las necesidades de los clientes, y del personal con requerimientos especiales y
sistemas de seguridad para proteger al personal y a los clientes.
6.2 La organización tiene espacios adecuados, para sentarse,
calefacción, ventilación e iluminación.
6.3 La organización reúne y utiliza la información provista por el
personal y sus proveedores de servicios referentes al entorno físico.
Lineamientos:
La información del personal y de los proveedores de servicio implica si el
espacio físico es seguro, accesible, limpio, fácil para deambular y confortable. La
organización utiliza luego esta información para mejorar el entorno físico.
6.4 La organización restringe el acceso a las áreas de alto riesgo y las
rotula.
6.5 Las organizaciones líderes organizan inspecciones periódicas,
ensayos y mantenimiento de detección de incendios y de los
sistemas de alarma y extinción de incendios para reducir el riesgo
del mismo.
Lineamientos:
Las inspecciones son periódicamente realizadas por el representante apropiado
de los bomberos y en caso de que algún cambio mayor en la estructura física haya
sido realizado.
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6.6 La organización educa al personal y a los clientes acerca de la
prevención y prevención de incendios.
Lineamientos:
La seguridad y problemas con incendios pueden incluir el fumar, alarmas
antitabaco, extintores, planes de evacuación y a quién contactar en caso de una
emergencia de incendios.
6.7 Los líderes de la organización entrenan al personal en cómo
evacuar a través de las instrucciones regulares contra incendios.
Lineamientos:
Los líderes de la organización alientan al mayor número posible de personal a
participar en estos cursos de entrenamiento y documentan su participación.
7.0 La organización maneja el equipo médico necesario para
brindar servicios.
7.1 La organización tiene un proceso para seleccionar los dispositivos
médicos y equipos.
Lineamientos:
El proceso de selección de los equipos médicos toma en cuenta la información del
personal; tipo de servicio brindado, incluyendo el conocimiento y las habilidades
necesarias para su uso; posibles riesgos o impacto en el control de infecciones
incluyendo esterilización y re procesamientos, salud ocupacional y seguridad,
creación y eliminación de desechos; últimas investigaciones, evidencia y avances
en la tecnología; y si los beneficios obtenidos ameritan los costos.
7.2 La organización tiene un efectivo programa de mantenimiento
preventivo para los dispositivos médicos, equipos.
Lineamientos:
El programa incluye un servicio de control; gestión de ciclo de vida; seguridad,
almacenamiento eficiente; y servicio de emergencia y reparación. El programa
ayuda a la organización a verificar si los dispositivos médicos y los equipos son
seguros, funcionan adecuadamente y se encargan de problemas potenciales que
pueden resultar en lesiones al personal y los clientes.
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7.3 La organización sigue un calendario para actualizar y remplazar el
instrumental y el equipo médico.
7.4 La organización mantiene registros o tablas actualizados del
horario de mantenimiento preventivo realizado a cada pieza del
equipo, incluyendo a los horarios para la calibración, limpieza y
esterilización.
7.5 La organización sigue procedimientos establecidos para manejar
incidentes del equipo e instrumental médico, incluyendo eventos
adversos o casos de mala utilización.
Lineamientos:
Los procedimientos incluyen el tomar acciones para prevenir que los incidentes se
vuelvan a repetir.
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8.0 La organización mantiene sus sistemas de información
intactos, seguros y actualizados.
8.1 La organización tiene procedimientos estandarizados para recoger,
ingresar, utilizar y registrar la información.
Lineamientos:
Los procedimientos incluyen los pasos quela organización ha tomado para
adherirse a la política de privacidad de la legislación, mantener la confidencialidad
y guardar la información a salvo, y segura.
8.2 La organización tiene un proceso para obtener los registros de los
clientes aparte de otros proveedores u organizaciones.
Lineamientos:
El proceso puede incluir el verificar que dichos registros han sido transferidos
rápidamente y entonces revisados.
8.3 La organización guarda los registros del cliente de una manera
intacta y segura.
Lineamientos:
El resguardo seguro de los registros médicos significa que estos registros no sean
accesibles o visibles al público, o abandonados en espacios abiertos.
8.4 La organización valora regularmente la utilidad de sus datos,
e información, y realiza las mejoras necesarias a sus sistemas
informáticos.
ASIGNACION Y GESTION DE RECURSOS
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9.0 Los líderes de la organización supervisan regularmente y
mejoran la seguridad.
9.1 La seguridad del cliente es una prioridad o meta estratégica, que
está escrita.
Lineamientos:
Por el compromiso escrito a la seguridad del cliente y especificando que es una
prioridad, la organización demuestra un compromiso concreto y fortalecimiento de
su responsabilidad. Un compromiso de los líderes de la organización es clave para
cambiar la cultura organizacional.
9.2 La organización tiene un proceso formal para manejar los riesgos e
identificar los eventos de seguridad del cliente.
9.3 La organización ofrece capacitación y entrenamiento sobre la
seguridad del paciente al menos una vez al año para los altos
directivos, personal y los proveedores de servicios.
Lineamientos
La capacitación anual en la seguridad de los usuarios es puesta a disposición
de los altos directivos, personal y proveedores de servicios, y la organización
identifica las áreas específicas con enfoque a la seguridad del cliente, tales
como el uso seguro de los medicamentos, uso del sistema de reporte de eventos
adversos, capacitación en factores humanos, técnicas para una comunicación
efectiva, equipos, servicio de esterilización, lavado e higiene de manos,
prevención y control de infecciones. Las organizaciones pueden referir los marcos
mencionados anteriormente para el desarrollo de la capacitación efectiva en
seguridad del paciente y entrenamiento de su personal. Todos los materiales están
disponibles en línea: Publicaciones del Instituto de Medicamentos: Capacitación de
Profesionales de la Salud: Un Puente de Calidad (http://books.nap.edu/openbook.
php?record_id=10681&page=R1); Programa Nacional de Australia de Seguridad
del Paciente en el marco de la educación (http://www.health.gov.au/internet/
safety/publishing.nsf/Content/C06811AD746228E9CA2571C600835DBB/$File/
framework0705.pdf); o la publicación del Instituto Canadiense de Seguridad del
Paciente: Competencias de la Seguridad del Paciente (http://www.safetycomp.ca).
CREAR UNA CULTURA DE SEGURIDAD Y
DE MEJORAMIENTO DE LA CALIDAD
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Pruebas de Cumplimiento
9.3.1 La organización ofrece una capacitación y entrenamiento
anual en seguridad del paciente.
9.3.2 La capacitación y entrenamiento es adaptado a las
necesidades del personal y en áreas focalizadas de la
organización. El programa de estudios se dirige, como
mínimo, a las siguientes cuatro competencias de seguridad
del paciente:
Aplicar los conocimientos enfocados en la seguridad del
paciente, habilidades y valores en el trabajo cotidiano.
Trabajar juntos como un equipo de prestación de cuidado
de los pacientes.
Comunicación efectiva.
Reconocer, responder, informar y descubrir eventos
adversos.
9.3.3 Los entrenamientos y las capacitaciones del programa de
estudios es revisado para satisfacer a las necesidades
actuales y futuras.
9.4 La organización realiza las mejoras requeridas de seguridad.
9.5 La organización tiene un sistema de reporte para los eventos
centinelas, accidentes fallidos, y eventos adversos.
9.6 La organización toma los pasos necesarios para prevenir que
eventos centinela, eventos adversos y accidentes fallidos, no
vuelvan a ocurrir.
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10.0 La organización previene la contaminación en el entorno de los
servicios.
10.1 La organización tiene políticas y procedimientos para la limpieza
adecuada, desinfección y esterilización del equipo y de sus
instalaciones.
Lineamientos:
Las actividades de limpieza incluye la limpieza de todas las superficies, incluyendo
las paredes, ventanas y tumbados, removiendo los desechos; limpiando y
manejando rápidamente los derrames y manteniendo una limpieza general. Los
procedimientos de limpieza, describen el horario y las expectativas de documentar
la frecuencia de la limpieza, la selección de los limpiadores y desinfectantes, su
correcta dilución y tiempo efectivo de contacto; y protocolos de equipos de limpieza
como trapeadores y escobas.
10.2 La organización almacena y maneja la ropa, provisiones,
instrumental médico de tal manera que los protege de la
contaminación.
Lineamientos:
La organización sigue las instrucciones del fabricante para prevenir la
contaminación del instrumental médico y de los equipos.
10.3 La organización guarda el instrumental médico y aparatos de una
manera limpia y estéril.
10.4 La organización previene el reprocesamiento en las instalaciones o
la esterilización de insumos desechables.
10.5 La organización tiene un programa de control de calidad para
la limpieza, desinfección y esterilización de insumos médicos
reutilizables.
Lineamientos:
El programa incluye una supervisión continua y valoración de la competencia del
personal responsable de la limpieza, desinfección y esterilización de insumos
médicos reusables. El programa utiliza procesos de supervisión y sistemas de
registro para verificar el cumplimiento a las normas de práctica aceptadas, las
políticas y los procedimientos para identificar rápidamente los incumplimientos en
los procesos de limpieza, desinfección, y esterilización dentro de la organización ,
incluyendo el retiro del equipo en caso de ser necesario.
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10.6 Si el reproceso y la esterilización son contratados a proveedores
externos, la organización establece y mantiene un contrato con
cada uno de los proveedores y supervisa la calidad de los servicios
brindados.
Lineamientos:
La organización verifica que los proveedores externos sigan las normas aceptadas
de práctica para supervisar la calidad de sus servicios, ej. hojas de registro diario
de la supervisión realizada, y los mecanismos para reportar las deficiencias.
La organización revisa las copias de los reportes, registros y cualquier otra
documentación que demuestre la calidad de la supervisión realizada por el
proveedor externo.
11.0 Los líderes de la organización supervisan y mejoran la calidad
de los servicios brindados.
11.1 La organización tiene una persona designada, responsable de la
mejora de calidad.
11.2 La organización tiene un plan de mejoramiento de la calidad.
Lineamientos:
El plan de mejora de la calidad está alineado con la misión, objetivos y metas de la
organización.
11.3 La organización supervisa el progreso y el logro del plan de mejora
de la calidad.
11.4 Los líderes de la organización proveen los recursos para apoyar al
plan de mejora de la calidad.
Lineamientos:
Los recursos para apoyar la mejora de la calidad pueden incluir los recursos
financieros asignados específicamente para ello o para reorganizar las
responsabilidades del personal de manera que cuenten con tiempo adicional para
llevar a cabo este programa de mejora de la calidad. Un soporte educacional para
la mejora del proceso de calidad, puede incluir sesiones de trabajo, conferencias,
cursos, acceso a la investigación o a mejores prácticas de información.
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11.5 Las organizaciones líderes están involucradas en las iniciativas de
mejora de la calidad.
Lineamientos:
Los altos dirigentes apoyan la participación en las organizaciones de las iniciativas
de mejora de calidad y promueve la cultura de avances de la calidad en todos los
niveles de la organización. Los altos dirigentes pueden estar involucrados en las
iniciativas o principales proyectos que son específicos para el perfeccionamiento
de la calidad; orientación y asesoramiento del personal, voluntarios, y estudiantes
sobre la mejora de la calidad; o identificar a los campeones en los avances de
calidad.
11.6 Los líderes de la organización revisan en forma regular los reportes
acerca del desempeño de la organización y realizan cambios como
resultado.